Werken managers wel? Alleen de vraag al! Of ik misschien niet weet dat ze zich kapot werken. Heb ik dan niet gelezen dat minstens de helft van hen niet eens meer in staat is alle informatie die over ze wordt uitgestort tot zich te nemen?

Op ManagementSite werd ons laatst voorgerekend hoeveel mails de gemiddelde chef jaarlijks ontvangt: 30.000! Ofwel 80 per dag zei de auteur erbij, maar dat lijkt me niet eerlijk, want hoe ijverig managers ook zijn, ze werken echt niet alle 365 dagen van het jaar.

Het is dus nog erger, maar hoeveel erger?

Even rekenen

Ik hanteer in deze column een werkdag van negen uur en een volledig dienstverband van vijf werkdagen per week en 230 werkdagen per jaar. Dat is natuurlijk een beetje gekunsteld, maar je moet ergens vanuit gaan.

De grootste kritiek zal ik wel krijgen op die vijf dagen per week, want menigeen zegt ook in het weekend te werken. Dat geloof ik grif (of niet), maar het weegt op tegen de aanname die ik hierna doe: elke minuut wordt besteed, elk uur, elke dag. En men krijgt al standaard vijf overuren per werkweek mee.

We doen het er maar mee.

Inkomende mails

Terug naar die 80 mailtjes per dag per jaar. Herberekend kom ik uit op zo’n 130 mailtjes per werkdag. Dat is 14 mailtjes per uur.

Nou zijn managers natuurlijk niet de minsten onder ons, maar ze zullen toch wel een paar minuutjes nodig hebben om een mail te lezen. Zeg gemiddeld vier. Dan ben je zo goed als het hele uur bezig met je binnengekomen mail. Elke werkdag weer, het hele jaar door. En dan laat ik maar in het midden of ze elke mail in 1x begrijpen.

Antwoordmails

Managers zullen ook wel eens een binnengekomen mail beantwoorden, al is het maar met ja of nee. Ik ga laag zitten: 25% krijgt een reactie, want er zullen best wel veel mededelingen en cc-tjes bij zitten. Even rekenen: drie per uur, 27 per werkdag, 135 per werkweek, 6200 per jaar.

Weer rekening houdend met de hoge begaafdheid van leidinggevenden denken we dat ze gemiddeld niet meer dan twee minuten nodig hebben voor een antwoord. Is zes minuten per uur, ruim 50 minuten per werkdag. Bij een vijfdaagse werkweek komt dat uit op een royale vier uur. Of 180 uur per jaar, vier volle werkweken.

Eigen mails

Maar dit is nog niet alles, want iedereen weet dat uitgerekend managers de eeuwig spuitende bron van mails zijn. Ze mailen zich een ongeluk! Naar elkaar en naar de medewerkers en ook wel naar derden zoals leveranciers.

Opmerkelijk genoeg – of juist niet – zijn er geen cijfers over de spontane mailproductie van leidinggevenden, maar zullen we voor de discussie aannemen dat ze per uur twee mails op eigen sap de deur uitdoen? Is 18 per dag, 90 per week, 4100 per jaar.

Uit ervaring weet ik dat managers lang van stof zijn (ze praten tenslotte veelal tegen lieden die sturing nodig hebben), maar goed ze zijn ook zeer bekwaam, dus we schatten dat een spontane mail in circa vijf minuten wordt geschreven. Zijn ze per uur toch tien minuten kwijt. Of anderhalf uur per werkdag, dat is 7,5 uur per week (dus bijna een hele werkdag).

Of 340 uur per jaar, jawel 37 werkdagen van 9 uur, bij een fulltime-dienstverband dus een weekje of 7.

Saldo

We gaan even optellen. Per werkdag besteedt een gemiddelde manager aan binnengekomen mails 540 minuten. Hij (m/v) reageert op 25% ervan en dat kost 50 minuten.

Er wordt ook spontaan gemaild en dat vergt 90 minuten per dag.

Dat is dus 680 minuten.

Ook voor een manager telt een uur niet meer dan 60 minuten, dus meneer of mevrouw zit elke dag 11 uur te mailen. We noteren dat er geen moment van verslapping is. Er wordt niet geluierd, niet gepraat of gebeld, er wordt niet vergaderd, de bureaustoel wordt niet verlaten, zelfs alle menselijke functies zijn uitgeschakeld.

11 uur per werkdag oftewel ruim 56 uur per week, dus 2500 uur per jaar. Alleen om te mailen.

Hè?

Wie had dat gedacht? In een flits belandt deze column op een ander level: zijn managers misschien supermensen?

Dat is statistisch moeilijk voorstelbaar. Er zijn er zoveel! Schattingen gaan uit van 500000 tot 600000 leidinggevenden in ons land. Dat is op de zes miljoen mensen die in dienstverband werken tussen de 10 en 12%. Nee dus.

Of – maar nu wordt het echt spannend – is het gewoon dikdoenerij? Eén van die zelf opgespelde eretekenen van het indrukwekkende ambt van manager.

“Ik werk tot diep in de nacht! En in het weekend. Al die mails, als je
eens wist. Ik kom aan mijn normale werk niet toe!”
“Nee, echt?!! Allemensen! Wat een zware baan heb je!”

Rennen en vliegen en ondertussen ‘druk druk druk’ roepen hoort wel erg bij managers. Dan wil een getalletje wel eens hoger uitvallen dan eerlijk is. Maar zelfs als je er 50% vanaf haalt is het krankjorum. En niet anders bij 75% reductie.

Kruisvuur

Is het dan allemaal fake? Nee, zeker niet. Er is geen twijfel over dat managers in een kruisvuur van mails, apps en telefoontjes zitten en zelf even hard terug schieten. Dat vreet tijd en energie. Permanente haast en vermoeidheid horen bij de standaarduitrusting van managers.

Harder werken heeft helemaal geen zin, want dat genereert alleen maar meer mails. Praktische tips, ontwenningscursussen, allemaal mooi, maar ze zijn zoals iedereen weet snel uitgewerkt.

Eigen-schuld-dikke-bult

Er is maar een (1) echte oplossing en dat is erkennen dat het wederzijdse kruisvuur van mails, apps en telefoontjes een kwestie is van eigen-schuld-dikke-bult. De besturingsfilosofie van het overgrote deel van de organisaties is er een van ‘de baas beslist’. Voor alles is de instemming van het management nodig. En omdat die baas niet ‘overvallen’ wil worden, wil ‘ie voorinformatie, tusseninformatie, rapportage en verantwoording.

Veiligheidshalve melden medewerkers door schade en schande wijs geworden ook zaken bij hun leidinggevenden die ze zelf mogen afdoen, want je weet maar nooit.

En omdat managers vlijtig en actiegericht zijn, zitten ze als een bok op de haverkist.

Ja dan moet je niet vreemd opkijken als je wordt plat gemaild.

Hou ’s op!

Anders en vaker gezegd: stop met micromanagement, geef medewerkers eigen verantwoordelijkheid en – dat helpt weet ik uit eigen praktijk – verminder het aantal managers. Drastisch. Waar geen aanbod is, is geen vraag.

Moet je eens kijken hoeveel tijd je als manager overhoudt voor echt werk!

Paul Verburgt