Al jaren is het ambtelijke apparaat van de gemeente Amsterdam een poel van ziekteverzuim, pesterij en verstikkende bureaucratie. Ondanks de onmiskenbare inzet van heel veel ambtenaren klagen burgers en ondernemers over traagheid, onwil en betuttelarij. Kritiek werd altijd weggewuifd of ‘meegenomen’, maar nooit gebeurde er iets substantieels. Tot 17 maart jongstleden. Opeens presenteerden burgemeester Halsema en wethouder Van Buren een ‘fundamentele reorganisatie’.

De dames willen haast maken, want de eerste fase van deze herstructurering moet op 1 juli van dit jaar al zijn beslag krijgen. Een reset van de topstructuur en de aansturing van het gehele apparaat. Toe maar, in drie maanden!

Onbehouwen

Hoewel beide bestuurders claimen dat er intern gesprekken zijn gevoerd waaruit support zou blijken, voelden Ondernemingsraad, bonden en gemeenteraad zich compleet overvallen.

Je hoeft geen grote veranderingsdeskundige te zijn om te voorspellen dat deze onbehouwen aanpak de reorganisatie nog lang zal hinderen. Extra onbehouwen, want één dag voor de gemeenteraadsverkiezingen werd het plan gepresenteerd: moest het ondersneeuwen of moesten de coalitiepartijen een kontje krijgen?

Doodziek

Dat er dringend moet worden ingegrepen in het ambtelijke apparaat van Amsterdam, is evident. Het ziekteverzuim – een van de beste indicatoren van de stand van een organisatie – is krankzinnig hoog: bijna 10%. Er zijn talloze directies waar het verzuim 12, 13, ja zelfs 15 en 17% is. Het gemiddelde verzuimpercentage van de Nederlandse gemeenten is 6.7%, ook al bizar hoog vergeleken met het bedrijfsleven (rond 5%). Utrecht, na Amsterdam het slechtst presterend qua verzuim, scoort 8.5%, anderhalf procentpunt lager.

Misschien zijn veel ambtenaren in de hoofdstad ziek, het gemeentelijke apparaat zelf is doodziek.

Pestende managers

Niet veel anders is het met de medewerkerstevredenheid: meer dan de helft van de medewerkers zei bij het laatste onderzoek (2024, Verwey-Jonker Instituut) zich onveilig, geïntimideerd, gediscrimineerd en gepest te voelen. Met name door leidinggevenden. Hoe pervers wil je het hebben!

Enorme managementdichtheid

Over leidinggevenden gesproken, er zijn er heel veel. Op het bestand van 22.000 medewerkers zouden dat er ongeveer 2000 zijn, een ratio van 1 op 11 (een span of control tussen die van een crèche en een gemiddelde groep van een basisschool).

Is dat op zichzelf al krankjorum, ga er maar vanuit dat er veel meer leidinggevenden zijn dan die 2000. Informele leidinggevenden. Zo gaat dat in grote organisaties, met name bij de overheid. Ze hebben camouflage-benamingen als begeleider, coördinator, mentor, coach en senior-medewerker, maar ze zijn gewoon onderdeel van het sturingsmechanisme van de organisatie.

Vaak zijn hun verantwoordelijkheden vaag en onbestemd. Het is een soort mist die over de werkvloer hangt. Medewerkers moeten de godganse dag slalommen door en langs alle managementpoortjes die de organisatie voor ze heeft opgesteld. Waarom? Meestal niet om de medewerker, laat staan de burger of klant te gerieven, maar om de organisatie en de ‘processen’ (onthoud dit gruwelbegrip) in stand te houden.

Beheersen

Organisaties en hun representanten, de managers, zijn sterk geneigd hun raison d’être uit het oog te verliezen en zich bijna volledig te wijden aan het beheersen van het personeel dat maar niet ‘met de neuzen dezelfde kant’ op wil staan en bij tijd en wijle zelfs blijk geeft van een eigen mening of – nog erger – de behoefte om zelf verantwoordelijkheid te nemen.

Om ze te disciplineren bedenkt het management dagelijks nieuwe regels (meestal verbodsbepalingen) en processen (lees: standaardisaties). Met als – alleen psychologisch te verklaren – bijvangst dat medewerkers de ene keer heulen met hun bazen, de andere keer hen gebruiken en net zo vaak zich tegen hen keren. Het maakt die bazen gek van onzekerheid en eigenwaan, wat zo maar kan leiden tot wispelturig gedrag, van aanhalen en inkapselen tot pesten en vernederen.

Het spreekt dat in dit onzalige geroezemoes, de burger en klant achter de horizon verdwijnen en hooguit worden ervaren als een vervelend bijverschijnsel van het zware leven van een leidinggevende dan wel als argument om medewerkers nog meer te disciplineren.

Studeerkamerbetoogjes

Overdreven? Nee hoor. Kijk maar naar wat Halsema en Van Buren als eerste aanpakken in hun herstructureringsplan: de topstructuur en de besturing.

Met studeerkamerbetoogjes over complexiteit en grote, groeiende stad willen ze de teugels verder aanhalen. Terwijl ze als geen ander (moeten) weten dat juist de leidinggevenden met hun regels, processen, slalompoortjes en vage verantwoordelijkheden de bron zijn van het grote ongenoegen in de organisatie: van ziekteverzuim tot angst, van improductiviteit tot vluchtgedrag.

Geen goede diagnose

In het reorganisatieplan wordt de doodzieke organisatie niet serieus gediagnosticeerd. Het gaat om problemen van het topmanagement, om de structuur van de organisatie, om abstracties, om beelden. O zeker, er wordt ook gesproken over het ziekteverzuim en over de kwaliteit van het management, maar het is het obligate en inhoudsloze gebabbel over ontwikkelen, voorbeeldgedrag en coachen, teksten die het gemiddelde adviesbureau per strekkende meter op elk moment van de dag kan opleveren.

En zelfs bij die eenzijdige focus op management en sturing wordt geen woord gewijd aan een van de belangrijkste problemen van overheidsorganisaties: overleggen, afstemmen, coördineren en opschrijven en herschrijven tot iedereen een ons weegt, maar ruimte geven, besluiten nemen, verantwoording afleggen en sanctioneren zijn terra incognita.

Ritueel

Dit is een plan door en voor de top van Amsterdam, bestuurders en hoogste ambtenaren. Met de werkelijkheid van gewone medewerkers en burgers heeft het niets te maken. ‘We willen ons ontwikkelen tot een excellente uitvoeringsorganisatie’, staat al in de eerste zin. Om te vervolgen met rituele teksten als ‘een betrouwbare, rechtvaardige en toegankelijke overheid die samen met burgers werkt aan oplossingen en vertrouwen opbouwt en behoudt’.

Zouden Halsema of Van Buren hun plan hebben laten lezen door een medewerker? Of een gewone burger? Een ondernemer? Retorische vraag natuurlijk.

Te lang

Bijna vier jaar wordt uitgetrokken voor de herstructurering van het ambtelijke apparaat. Dat is lang, erg lang of beter veel te lang. Halverwege gaan eerdere besluiten worden herzien, komen er nieuwe opvattingen – meestal samen met of direct na het aantreden van nieuw topmanagement of wethouders – en in het algemeen verliezen partijen gaandeweg hun interesse. Van alle goede voornemens komt weinig terecht, medewerkers voelen zich bedot en burgers denken ‘zie je wel!’

Als je niet in een jaar, hooguit anderhalf jaar je ei kunt leggen, begin er dan niet aan. De chaos en demotivatie zullen nog jaren doorwoekeren.

Open oorlog

Over chaos en demotivatie gesproken. De hit-and-run operatie die Halsema en Van Buren de komende drie maanden willen uitvoeren, zal ze opbreken (als ze de datum al halen). Misschien is een stoelendans op het hoogste niveau nog wel te voorkomen, maar daaronder wordt het een open oorlog. Reken maar dat allerhande HR-figuren klaar staan om dat volgens de regelen van hun kunst te begeleiden. Dat kost niet alleen tijd, maar gaat ook gepaard met concurrentie en godsoordelen die tot teleurstellingen en verzet zullen leiden.

Trouwe medewerkers zullen zich in de strijd mengen om hun baas te helpen. Die medewerkers hebben trouwens ook een eigen belang: voor je het weet gaan zij naar een andere afdeling of job. Extra gevaarlijk voor de informele managers onder hen die hun positie danken aan hun bedreigde of vertrokken baas.

Veel te groot en duur

De gemeentelijke organisatie is bizar groot. Er werken 22000 mensen. Dat is 1 ambtenaar op 20 burgers, ook alweer een record in Nederland. De groei is er vooral de laatste jaren in gekomen en er is zoals dat gaat bij de overheid weinig zicht op krimp. Terwijl dat dringend nodig is: als ergens de wet van de verminderende meeropbrengst geldt, dan bij de overheid.

Bovendien is zeker in het bemoeizuchtige, want orthodox linkse Amsterdam de agenda propvol: nooit wordt een project of zelfs maar een voorschrift geschrapt. Het is altijd meer, meer, meer.

Per jaar kost het ambtelijk apparaat 2 miljard euro ofwel 2000 miljoen euro. Dat is tegen de achtergrond van de gemeenteschuld van bijna 10 miljard al onhoudbaar, het wordt onverdedigbaar als je naar de productiviteit en bedrijfscultuur kijkt.

Bezuiniging

Op korte termijn gaat het mes erin, het is niet meer tegen te houden. Het zal de reorganisatie die beoogde Amsterdam een excellente uitvoeringsorganisatie te geven, snel de faam geven van een ordinaire bezuinigingsoperatie. Levert zelfs een verbeteringsorganisatie zonder financieel oogmerk al de nodige onrust onder personeel op, zodra banen op de tocht komen te staan, slaat de vlam in de pan. Het verzuimcijfer zal – na een tijdelijke daling omdat zieke medewerkers toch maar naar kantoor komen om hun positie in de gaten te houden – de lucht in vliegen.

Benefits

Het is allemaal van een pijnlijk amateurisme. Een reorganisatie slaagt alleen als er benefits zijn voor de medewerkers en die zijn in Amsterdam niet te koop: eigen verantwoordelijkheid, heel weinig managers, veel minder regels, veel meer vertrouwen, duidelijke doelen en bijpassende beloningen en – zo nodig – sancties. Het verzuim zal spectaculair dalen. De productiviteit stijgen en de tevredenheid van medewerker en burger ook.

Wie maakt Amsterdam wakker?

Paul Verburgt